Monfalcone taglia il tempo d'attesa negli uffici, lavoro riorganizzato

Riorganizzati gli uffici nel corso del 2022, il vicesindaco Garritani: «Attese sono lontano ricordo».

Diverse le novità introdotte negli ultimi mesi negli uffici dei Servizi demografici del Comune di Monfalcone. Nel 2022, l'Ufficio elettorale ha registrato l’iscrizione di ben 35 nuovi nominativi all’albo degli scrutatori, l’80% dei quali giovani tra i 18 e i 35 anni che avranno quindi l’opportunità di essere chiamati in servizio per le operazioni di allestimento dei seggi e di spoglio delle schede durante le future consultazioni elettorali. Un’occasione per svolgere un servizio pubblico per la comunità e per ricevere un compenso.

Sono stati anche contattati tutti gli iscritti all’albo residenti in città, chiedendo loro di confermare o revocare la disponibilità. Sono pervenute al Comune 98 richieste di cancellazione da parte di persone non più interessate, che quindi non verranno più convocate, velocizzando così le tempistiche per la predisposizione dei seggi. Per quanto concerne la gestione degli uffici, si è puntato alla riorganizzazione dei servizi e all’ottimizzazione delle risorse.

Sono questi gli strumenti che hanno consentito di eliminare le lunghe code agli sportelli e di diminuire i tempi di attesa per ottenere le carte d'identità. Attraverso un’azione di riordino messa in atto dall’amministrazione a partire da novembre, in soli due mesi sono già stati registrati risultati significativi. Si sono infatti ridotti da 29 a 21 i giorni di attesa per il rilascio della carta d’identità e per accedere a tutti gli altri servizi - dalla richiesta di appuntamento al ricevimento allo sportello - i tempi di attesa sono diminuiti a due giorni.

Stop alle file fuori dagli uffici. Tutto ciò è stato possibile grazie all’istituzione di un servizio di messaggistica e alle telefonate che vengono effettuate dagli operatori per ricordare agli utenti l'appuntamento, nonchè avviando una collaborazione con i Caf cittadini per la gestione delle prenotazioni. Il vicesindaco, Antonio Garritani, spiega così le novità recentemente introdotte nella gestione dei servizi: “Le lunghe attese fuori dagli uffici dei Servizi demografici sono ormai un lontano ricordo".

"Da quando, già dalla scorsa estate, abbiamo rivisto l’organizzazione del servizio introducendo la modalità dell’appuntamento per accedere agli sportelli abbiamo ottenuto importanti miglioramenti, riducendo le code. Nell’ottica di perfezionare la fruibilità da parte degli utenti - non tralasciando neppure le richieste degli operatori degli sportelli - abbiamo analizzato le criticità riscontrate e abbiamo pensato di contattare prima dell’appuntamento i cittadini per confermare la loro presenza e inviando loro un sms di promemoria".

"Queste operazioni hanno consentito di eliminare completamente le file e di avere la certezza che gli utenti si presentino agli sportelli nelle giornate e negli orari prestabiliti. Nel contempo, è quindi anche possibile riorganizzare l’agenda degli uffici contattando altri utenti per sostituire coloro che fossero impossibilitati a mantenere fede all’appuntamento a causa di impegni sopravvenuti. Un’ulteriore importante novità, poi, è rappresentata dalla collaborazione avviata con i Caf con sede in città".

"Prima accadeva infatti che molti utenti, in maggior percentuale stranieri, si rivolgessero ai Centri per l'assistenza fiscale per prenotare gli appuntamenti per i Servizi demografici, ma nella prenotazione veniva indicato il numero telefonico del Caf quale recapito del richiedente, con la conseguenza che non era possibile richiedere conferma dell’appuntamento. Si verificava quindi che spesso non si presentasse nessuno, con notevoli disagi per gli operatori e per gli altri utenti che avrebbero potuto beneficiare di quegli spazi".

Abbiamo quindi chiesto ai Caf di indicare nelle richieste il recapito di chi si recherà presso gli uffici, in modo tale da avere un contatto diretto con l’effettivo utente. I risultati già ottenuti sono sotto gli occhi di tutti e ci hanno consentito di offrire un servizio più efficiente e rapido per i cittadini, con ricadute positive anche sulle condizioni lavorative dei dipendenti” conclude il vicesindaco.

Prassi ormai consolidata è quindi il ricevimento degli utenti tramite appuntamento, che può essere richiesto telefonando al numero 0481 494534 oppure collegandosi al sito del Comune di Monfalcone. Inoltre, un operatore e un mediatore culturale sono a disposizione dei cittadini presso la struttura di via Duca d’Aosta per far fronte alle urgenze e per aiutare coloro che avessero difficoltà ad effettuare le prenotazioni tramite portale.

Foto di archivio/Comune di Monfalcone

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